В даному матеріалі ви знайдете декілька дієвих інструментів з тайм-менеджменту, використовуючи які ваше планування перейде на новий рівень.
Але перед спочатку проведіть аудит як ви управляєте часом і плануєте справи, для цього дайте відповіді на наступні питання:
- Як зазвичай ви плануєте?
- Який відсоток запланованого вдається зробити?
- Що це за справи?
- Чи є у цьому списку пункти, що кочують із дня на день, але так і залишаються не виконаними?
- Чи є у вашому списку справ час для себе? Це може бути відпочинок, хобі, спорт, зустрічі з рідними та друзями.
- Як би ви хотіли планувати, щоб бути ефективним?
Отже,
Інструмент №1 ефективного тайм-менеджменту «П’ять лайфхаків ефективного планування»
Створіть список всього, що вам треба зробити і про що подумати.
Пишіть все, що стосується робочих справ та особистого життя, вивантажуйте із голови всі завдання, щоб планувати вам потрібен буде простір в голові.
Категоризація.
Подивіться на весь список справ, які категорії ви там бачите, наприклад, робочі завдання, побутові справи, сім'я і т.д.
На цьому етапі не створюйте нові категорії, просто розкладіть вже виписані справи відповідно до категорій.
Подивіться на отриманий список.
Хто або що вам може допомогти із тими чи іншими справами, що з цього ви можете делегувати або попросити когось вам допомогти.
Коли визначились із цим, далі зробіть пріоритизацію: що з цього списку треба зробити в першу чергу, а що відкласти.
На цьому етапі відбувається структуризація завдань, а рутинні задачі вже не так будуть лякати.
Наступним кроком необхідно визначити для себе час для відпочинку та відновлення, адже будь-які задачі потребують енергії та ресурсу, і щоб не вигоріти і не втомитися внесіть у свій щоденний список час для відпочинку, це може бути хобі, спілкування із друзями, навчання, одним словом все, що вас наповнює і заряджає енергією.
Планування наступного тижня.
Щонеділі або в понеділок зранку плануйте свій тиждень.
Зробіть це в зручному для вас форматі, це може бути електронний календар, паперовий органайзер, дошка або аркуш А-4 – будь-який зручний і зрозумілий вам формат. Розсортуйте задачі по днях та по категоріям, які ви створили у п. 2.
Не забудьте внести в цей список побутові задачі та час відпочинку.
Важливо зазначити, що відпочинок краще не переносити на інший день, на відміну від поточних справ, які можуть бути зроблені в інші дні.
Інструмент №2 «Сім кроків до ефективного використання свого часу»
Люди набагато краще планують, коли мають цілі, тож розглянемо ефективне планування через призму цілепокладання.
Крок 1: Визначіть свої життєві та професійні цілі, подумайте яке ідеальне для вас професійне та особисте життя ви б хотіли.
Випишіть у довільній формі відповіді на наступні питання:
- які ваші мрії та ідеали?
- що ви хочете у своєму житті?
- що для вас важливо?
- які цінності для вас мають значення?
- які у вас здібності, таланти, знання?
Крок 2: Визначіть свої життєві ролі.
- Хто ви?
- Які ролі виконуєте в своєму житті?
- Ви професіонал, спеціаліст, керівник, колега, мати/батько, син/донька і т.д.
- Від кого ви залежите?
- Хто залежить від вас?
Це допоможе структурувати ваші життєві та професійні ролі.
Крок 3: Коли виписали і структуровали ролі, випишіть ваші стратегічні цілі по ролям (1 ключова ціль на кожну роль)
Крок 4: Випишіть ваші стратегічні задачі на 1 рік (по 2-3 ключові задачі).
Крок 5: Пріоритизація та коригування задач щотижня і щомісяця.
Виділяйте час для планування тижня, куди вносьте задачі, пов'язані із досягненням цілей.
Крок 6: Виділяйте час для аналізу поточних задач:
- наскільки якісно ви прожили цей день, тиждень, місяць?
- наскільки наблизилися до цілі?
- як ви хочете рухатися далі, і чи це відповідає тому де хочете бути через рік?
Крок 7: Дбайте про особисту ресурсність
- час для відпочинку та відновлення
- що ви робите для того, щоб мати енергію для досягнення цілі?
Не обов'язково встигати все, важливо встигати робити найважливіше, при цьому відсікати те, що не потрібно і забирає час.
Інструмент №3: Як покращити персональну ефективність.
Оцінюйте та плануйте адекватно.
Це означає планувати відповідно до ваших можливостей, не будьте надто вимогливими до себе, проте і не витрачайте час на речі, які вам насправді не потрібні.
Ставте собі цілі, а не мрії.
Ціль - це мрія, до якої ми рухаємося. Саме рух до цілі вирізняє її від мрії або бажання.
Подолайте прокрастинацію.
Всім ми добре знаємо, коли треба щось зробити важливе, але ми весь час відкладаємо на потім, при цьому в нас з'являються інші «важливі» справи - гортання стрічок соціальних мереж і т.д.
В такі моменти важливо «зловити себе» і спитанти: «А що я насправді роблю? Чому я це роблю? Що б я мав(-ла) робити натомість?».
Тобто важливо усвідомити ЩО конкретно ви робите.
Подолання прокрастинації - це певна навичка, яку можна і треба розвивати.
Виділяйте час для відпочинку.
Добре працює той, хто добре і вчасно відпочиває і відновлює сили.
Тому не варто нехтувати цим. Для реалізації ваших неймовірних цілей, планів, ідей потрібні сили, тож відновлюйте їх своєчасно.
Навчіться говорити НІ, коли до вас звертаються із додатковим проханням чи завданням, які не стосуються вашої роботи і цілей.
Можна робити невеличкий тест - наскільки та чи інша пропозиція чи завдання наближає вас до цілі або відповідає вашому прагненню.
Якщо ні, то сміливо відмовляйтеся.
Не думайте, що ви виглядатимете егоїстами чи грубими, просто навчіться аргументувати і ввічливо відмовляти так, щоб зберегти хороші стосунки.
Фокусуйтеся на одній задачі в конкретний проміжок часу.
Мультизадачності не існує, наш мозок здатний концентруватися на 1 задачі в конкретний проміжок часу.
Тому намагання робити багато речей в один проміжок часу веде до неврозу і перенапруження.
Краще виконати одну задачу, а потім перейти до іншої - так можна зберегти власну психічну енергію.
Інструмент №4: Матриця Ейзенхауера
«У мене є два типи проблем: термінові та важливі.
Термінові не завжди важливі, а важливі не завжди термінові», - говорив американський президент Дуайт Ейзенхауер.
Дана методика була описана в книзі Стівена Кові “7 навичок високоефективних людей” і виглядає наступним чином відповідно до порядку пріоритетності:
- Важливе і термінове = ЗРОБИТИ
- Важливе і нетермінове = ВІДКЛАСТИ
- Неважливе і термінове = ДЕЛЕГУВАТИ
- Неважливе і нетермінове = ВИДАЛИТИ
ЗРОБИТИ
Це завдання, які впливають на довготривалі плани, і при цьому їх потрібно розв’язати терміново.
ВІДКЛАСТИ
Завдання з цього блоку важливі у перспективі, але не мають нагального характеру, наприклад, це формування нової лінійки продуктів, нові проекти, які наразі не є терміновими, але якщо ними не займатися, то в перспективі вони можуть перейти в квадрат ЗРОБИТИ. Тому важливо планувати і виділяти час на ці справи, поки вони не стали нагальними і терміновими.
ДЕЛЕГУВАТИ
Це термінові та нагальні справи, які не є ключовими для довгострокових цілей і які можуть бути вирішені без вашого активного залучення, тож ви можете їх делегувати іншим людям - колегам, членам родини. Таке делегування оптимізує загальне навантаження і сприятиме командній роботі.
ВИДАЛИТИ
Це не важливі, нетермінові справи, які ніяк не впливають на ваші цілі, а часом навпаки заважають. Це може бути, наприклад, перегляд соціальних мереж, виконання чужих прохань.
ВИСНОВОК: в даному матеріали розглянуто 4 інструменти тайм менеджменту та персональної ефективності.
Обирайте найбільш привабливий для вас інструмент, а можливо ви знайдете свій індивідуальний метод.
І користуйтеся, адже планування свого часу, справ, стратегічне цілепокладання - це навичка високоефективних людей, які можна і треба розвивати.